先上结论：负责人最先做的不是急着解释，而是把事实、人员、材料和决策链闭环。

核实通知

明确通知来源、要求事项、时间节点和资料范围，避免内部多人各自答复。

固定材料

确认知情人员、文件位置、系统记录和原始载体，留存访谈、答复和补充材料底稿。

统一推进

内部核查、对外沟通、材料提交和后续整改应当统一口径，并接受合规与法律审查。示弱不等于服软，配合也不等于放弃依法说明和申辩。